L’organisation d’un événement d’entreprise n’est pas à prendre à la légère. C’est un projet de longue haleine. Si vous avez déjà organisé un mariage, vous pouvez imaginer l’ampleur de la tâche. Mais l’événement d’entreprise a ceci de particulier en plus, qu’il doit porter un message, dans la mesure où il fait partie de la
stratégie de communication de l’entreprise. Il est vecteur de l'image de l'entreprise.
Conseils de professionnels
Si vous ne souhaitez rien laisser au hasard, vous pouvez faire confiance à une
agence événementielle haut de gamme qui se chargera d’organiser votre
séminaire ou votre soirée de lancement selon vos directives et en fonction du but à atteindre. Mais si vous préférez garder la main en interne, voici quelques conseils de pro à suivre
1. Décomposer par taches
En fonction de la nature de l’événement, vous devez déterminer la liste des choses à faire/à commander/à réserver… Une
todo list vous aidera à éviter les erreurs évitables.
Selon l'événement, vous pouvez avoir besoin de gérer ces éléments :
- Lieu
- Décoration
-
Mobilier
- Traiteur
- Animations
- Outils marketing
- Transport
- Hébergement
- Billetterie
N'oubliez pas que, quelle que soit l'ampleur d'un projet au départ, tout ce qui compte, c'est de pouvoir le décomposer en petites taches faciles à gérer.
Vous pourrez ensuite faire un rétro-planning (comme pour un mariage !)
2. Choisissez une date
Si l'événement est saisonnier, comme une fête de Noël, vos options peuvent être limitées. La date que vous fixez peut-être influencée par ces facteurs :
- Qui vous voulez inviter (et dans quel délai)
- De combien de temps avez-vous besoin pour l’organisation ?
- Quand lancer le produit ou le service ?
- Quand le lieu sera-t-il disponible ?
3. Fixer un budget
Pour établir un budget, soyez réaliste et laissez une réserve de 10 %.
Une fois que vous savez avec quelle somme vous devez travailler, il est temps de répartir la somme entre les différentes taches. Comparez les coûts des différents lieux, de la restauration, des impressions et de tout ce dont vous avez besoin pour l'événement.
Plus tôt vous réservez, mieux ce sera en termes de prix. Sinon, il vous faudra négocier au mieux de vos capacités.
4. Créer une équipe
Il vous faudra de l’aide pour faire de votre événement un succès. Même si c'est un événement à petite échelle, il est utile d'avoir une équipe avec laquelle travailler. Chaque membre de l’équipe doit avoir un rôle défini et une date butoir pour chacune de ses taches. Vous devrez faire des points réguliers afin de vous coordonner.
Si le budget permet pas de sous-traiter certaines taches auprès d’une agence événementiel, demandez-vous si vous pouvez impliquer vos collègues avec un peu de persuasion. Ils pourraient être tout simplement ravis de faire partie de l'organisation. Si vous avez en tête d'organiser un événement haut de gamme, à moins d'avoir une équipe de professionnels dédiée en interne, nous vous conseillons de vous appuyer sur une agence événementielle spécialisée dans les événements de luxe.
5. Trouver un lieu
C’est presque le plus important lorsqu’on organise un événement. La chasse au lieu peut être stressante et peut facilement grever votre budget. Mais c’est souvent le lien qui donne le ton à un événement d’entreprise.
Lors de l'évaluation des différents lieux, vous devez vous poser les questions suivantes :
- Combien de temps d'attente avez-vous ? Est-il disponible aux dates voulues ?
- Est-il assez grand pour tous les participants ? y’a-t-il assez de sanitaires et peut-on installer un vestiaire ?
- Le lieu est-il équipé d'un équipement audiovisuel ou devez-vous apporter le vôtre ?
- Y a-t-il une réception téléphonique et WiFi adéquate ?
- Quel est son tarif et combien devez-vous verser d’arrhes ?
- Quelles sont les politiques d'annulation et de remboursement ?
Il est conseillé de réserver le lieu dès que possible pour obtenir le meilleur prix possible.
6. Pensez à la communication autour de l’événement
Un événement n’a pas un seul but ludique, c’est également un vecteur de communication pour l’entreprise, qu’il s’agisse d’un événement interne ou à destination des clients, partenaires ou fournisseurs.
Cette partie dépendra de l'événement que vous prévoyez. Il ne peut s'agir que de l'envoi d'un courriel à vos collègues. Ou même une campagne de marketing globale.
Si vous créez un événement de grande envergure, vous devez également tenir compte des éléments suivants :
- Messages et annonces sur les médias sociaux
- Dépliants et affiches
- Messages du blog
- Sites Internet avec liste d'événements
- Optimisation des moteurs de recherche (SEO)
- Invitation par publipostage
Ce qui est important, c'est que vous impliquiez les gens. Faites-leur connaître les trois questions principales : quoi, quand et où. Et donner une date butoir de réponse afin de pouvoir ajuster la réservation auprès du
traiteur notamment.
