Comment organiser un événement professionnel ?

Organiser un événement professionnel est une tâche complexe requérant une planification minutieuse. Cet article détaille les étapes essentielles pour garantir le succès d'un tel événement, de la définition des objectifs au choix des prestataires.

Définir les objectifs de l'événement

L'organisation d'un événement professionnel ne s'improvise pas. Pour garantir son succès et atteindre les résultats escomptés, il est primordial de définir des objectifs clairs et précis dès le début du projet. Cette étape cruciale va guider toutes les décisions et actions à mener par la suite.

Clarifier le type d'événement et le public cible

Avant toute chose, il faut se poser les bonnes questions pour cerner la nature de l'événement à organiser. S'agit-il d'une conférence, d'un séminaire, d'un salon professionnel, d'une soirée de gala ou encore d'une journée portes ouvertes ? Le format doit être adapté au public visé : clients, prospects, partenaires, investisseurs, collaborateurs, journalistes, influenceurs, etc. Par exemple, pour le lancement d'un nouveau produit, on privilégiera une présentation spectaculaire devant les médias et des influenceurs. À l'inverse, pour fédérer ses équipes, on organisera plutôt un séminaire interne avec des activités de team building.

Définir les buts stratégiques

Un événement professionnel doit servir la stratégie globale de l'entreprise. Les objectifs peuvent être variés :

• Promouvoir un produit, un service ou une marque
• Générer des leads et développer son business
• Fidéliser ses clients et renforcer la relation
• Accroître sa visibilité et sa notoriété
• Développer son réseau et nouer des partenariats
• Renforcer la cohésion et la motivation des équipes
• Recruter de nouveaux talents
• Célébrer un anniversaire ou une étape clé de l'entreprise

Fixer des objectifs SMART

Pour être efficaces, les objectifs de l'événement doivent répondre aux critères SMART :

• Spécifiques : clairs, précis et compréhensibles par tous
• Mesurables : quantifiables avec des indicateurs pertinents (nombre de participants, taux de transformation, retombées presse...)
• Atteignables : réalistes et réalisables compte tenu des ressources disponibles
• Relevants : en phase avec la stratégie de l'entreprise
• Temporels : délimités dans le temps avec une date butoir

Définir des objectifs SMART permettra d'évaluer précisément le succès de l'événement et le retour sur investissement. C'est un gage de crédibilité auprès de sa direction pour obtenir le budget et les ressources nécessaires.

Établir un budget prévisionnel

L'établissement d'un budget prévisionnel est une étape cruciale dans l'organisation d'un événement professionnel réussi. Il permet de quantifier les ressources financières nécessaires et de s'assurer que les dépenses restent sous contrôle. Un budget bien pensé est la clé pour éviter les dérapages et les mauvaises surprises le jour J.

Identifier les postes de dépenses

Pour établir un budget réaliste, il faut commencer par lister tous les postes de dépenses potentiels. Les principaux incluent généralement :

• La location du lieu : salles de conférence, espaces de réception, etc. Comptez entre 500€ et 5000€ selon la capacité et le standing.
• La restauration : traiteur, pauses café, cocktails. Prévoyez environ 50€ par personne pour un déjeuner et 25€ pour un cocktail.
• Le matériel technique : sonorisation, vidéoprojecteurs, écrans. Le coût varie de 200€ à 2000€ selon les besoins.
• Le personnel : hôtes et hôtesses d'accueil, techniciens. Budgétez au minimum 200€ par prestataire et par jour.
• La sécurité et les assurances : agents de sécurité, assurance responsabilité civile. Minimum 500€.
• La communication : invitations, programmes, signalétique. Entre 500€ et 2000€ selon le nombre d'invités et les supports.

Prévoir une marge pour les imprévus

Malgré une préparation minutieuse, des dépenses imprévues surviennent souvent dans l'organisation d'un événement. Il est donc sage de prévoir une marge d'environ 10% du budget total pour y faire face sereinement. Cette réserve vous permettra par exemple de :

• Louer du matériel supplémentaire en cas d'inscriptions de dernière minute
• Proposer des prestations additionnelles si l'événement se prolonge
• Faire face à des frais inattendus comme le remplacement d'un intervenant

Rechercher des sponsors et partenaires

Pour alléger la facture, n'hésitez pas à démarcher des sponsors et partenaires. En échange de la visibilité offerte par votre événement (logo sur les supports de com, prise de parole, etc.), certaines entreprises peuvent contribuer financièrement ou en nature, par exemple :

• Participation aux frais de location de salle ou de traiteur
• Mise à disposition gratuite de matériel ou de personnel
• Dons de produits pour les participants (goodie bags)

Bien négociés, ces partenariats sont une opportunité de réduire jusqu'à 30% de votre budget événementiel. Alors lancez-vous, en ciblant des entreprises dont l'image et les valeurs sont en phase avec votre événement !

Choisir la date et le lieu

Choisir la date et le lieu de votre événement professionnel est une étape cruciale qui peut faire la différence entre un succès retentissant et un échec cuisant. Ces deux éléments vont déterminer en grande partie la disponibilité et la motivation de vos participants à se déplacer pour assister à votre manifestation.

Éviter les périodes chargées et les événements concurrents

Lorsque vous fixez la date de votre événement professionnel, il est impératif de prendre en compte le calendrier scolaire et les jours fériés. Organiser une conférence ou un séminaire pendant les vacances scolaires, c'est prendre le risque de voir une grande partie de vos invités décliner à cause de leurs obligations familiales. De même, les jours fériés et les ponts sont souvent l'occasion pour beaucoup de s'accorder un repos bien mérité, loin des préoccupations professionnelles. Un autre piège à éviter absolument est de programmer votre événement en même temps qu'une manifestation concurrente. Imaginez que vous organisez une journée de formation sur un thème précis, et que vous apprenez au dernier moment qu'un salon professionnel majeur sur le même sujet a lieu exactement aux mêmes dates. Vous risquez de voir une bonne partie de votre public cible préférer se rendre à ce salon plutôt qu'à votre événement.

Choisir un lieu adapté et accessible

Une fois la date arrêtée, il faut trouver le lieu idéal pour accueillir votre événement professionnel. Le premier critère à prendre en compte est bien sûr la capacité d'accueil. Rien de plus frustrant que de devoir refuser du monde parce que la salle choisie est trop petite ! Mais à l'inverse, une salle surdimensionnée avec de nombreuses places vides donnera une impression de flop. L'accessibilité est un autre point capital. Choisissez de préférence un lieu facilement accessible en transports en commun et disposant d'un parking pour ceux qui viendront en voiture. Si une partie de vos participants viennent de loin, la proximité d'un aéroport et la présence d'hôtels à proximité seront un vrai plus.

Quelques exemples de lieux prisés en France

• Les centres de congrès : le Palais des Congrès de Paris, le Centre de Congrès de Lyon, le Palais des Congrès de Versailles...
• Les hôtels avec espaces de séminaire : les groupes Accor, Best Western, Hilton...
• Les lieux atypiques : les bateaux-mouches, les musées, les châteaux, les domaines viticoles...

Enfin, dernier conseil : pensez à réserver votre lieu suffisamment à l'avance, surtout si votre événement a lieu en haute saison. Les lieux les plus prisés affichent souvent complet plusieurs mois à l'avance. En anticipant, vous aurez plus de choix et vous pourrez négocier de meilleurs tarifs.

Trouver et coordonner les prestataires

Pour assurer le succès de votre événement professionnel, il est essentiel de trouver et de coordonner efficacement les différents prestataires dont vous aurez besoin. Cela inclut notamment le traiteur pour la restauration, le photographe pour immortaliser les moments clés, les intervenants et animateurs, les hôtesses d'accueil pour l'accueil et l'orientation des participants, ainsi que les prestataires de décoration pour créer une ambiance adaptée.

Rechercher et sélectionner les prestataires

La première étape consiste à identifier précisément vos besoins en termes de prestataires, en fonction du type et de la taille de votre événement. Établissez une liste détaillée des services dont vous aurez besoin, puis lancez une recherche ciblée de prestataires spécialisés dans chaque domaine. Pour trouver les meilleurs prestataires, n'hésitez pas à demander des recommandations à votre réseau professionnel, à consulter des annuaires spécialisés et à effectuer des recherches en ligne. Prenez le temps d'étudier les portfolios, les références et les avis clients de chaque prestataire potentiel, afin de vous assurer de leur qualité et de leur fiabilité.

Obtenir et comparer plusieurs devis

Une fois que vous avez présélectionné quelques prestataires pour chaque service, contactez-les pour obtenir des devis détaillés. Veillez à fournir un cahier des charges précis, indiquant vos attentes, le nombre de participants, le lieu et la date de l'événement, ainsi que toute autre information pertinente. Comparez ensuite les différents devis reçus, en prenant en compte non seulement les tarifs proposés, mais aussi la qualité des prestations, les options incluses et la flexibilité des prestataires. N'hésitez pas à négocier les prix et les conditions, tout en veillant à maintenir un niveau de qualité élevé.

Coordonner et communiquer avec les prestataires

Une fois les prestataires sélectionnés, il est crucial d'établir une communication claire et régulière avec chacun d'entre eux. Organisez des réunions de coordination, soit en personne, soit par visioconférence, afin de vous assurer que tous les prestataires sont sur la même longueur d'onde et que les différents aspects de l'événement sont bien synchronisés.

Anticiper et gérer les imprévus

Malgré une préparation minutieuse, des imprévus peuvent toujours survenir le jour J. C'est pourquoi il est essentiel de désigner un responsable de la coordination des prestataires, qui sera chargé de gérer les éventuels problèmes et de trouver des solutions rapides. Prévoyez également des plans B pour les aspects les plus critiques de votre événement, comme la restauration ou la sonorisation, afin de pouvoir réagir rapidement en cas de défaillance d'un prestataire.

Communiquer sur l'événement

La communication est un élément clé pour assurer le succès d'un événement professionnel. Il est essentiel de mettre en place une stratégie de communication efficace bien avant la date de l'événement afin de garantir une participation maximale et d'attirer l'attention du public cible.

Les différents canaux de communication

Pour promouvoir un événement professionnel, il existe plusieurs canaux de communication à exploiter :

Les réseaux sociaux

Les réseaux sociaux sont devenus incontournables pour communiquer sur un événement. Il est recommandé de créer un événement sur Facebook, LinkedIn ou encore Twitter, en fonction de la cible visée. Des publications régulières permettront de maintenir l'intérêt et d'engager la communauté. L'utilisation de hashtags pertinents et de visuels attractifs renforcera la visibilité de l'événement.

Les e-mails

L'envoi d'e-mails personnalisés aux participants potentiels est un excellent moyen de les informer de l'événement et de les inciter à s'inscrire. Il est important de soigner le contenu de l'e-mail, en mettant en avant les points forts de l'événement et en fournissant toutes les informations pratiques nécessaires (date, lieu, programme, intervenants, etc.).

Les invitations papier

Malgré la digitalisation, les invitations papier restent appréciées pour leur aspect plus formel et personnel. Elles peuvent être envoyées par courrier aux participants VIP ou aux partenaires clés de l'événement. Le design de l'invitation doit être soigné et en adéquation avec l'image de l'entreprise organisatrice.

Les communiqués de presse

Si l'événement revêt une importance particulière, il peut être judicieux de rédiger un communiqué de presse pour informer les médias. Ce document doit présenter les points clés de l'événement de manière concise et attrayante, afin de susciter l'intérêt des journalistes et d'obtenir une couverture médiatique.

Les outils pour créer des supports de communication

Pour créer des supports de communication visuellement attractifs, il existe plusieurs logiciels en ligne tels qu'Adobe Creative Cloud Express, Canva ou encore Genially. Ces outils intuitifs permettent de concevoir facilement des visuels pour les réseaux sociaux, des invitations électroniques, des bannières ou encore des présentations ou du mobilier gonflable pour un événement professionnel, sans nécessiter de compétences graphiques poussées.

Planifier la communication en amont

Il est crucial de commencer la communication sur l'événement professionnel bien avant la date prévue. Cela permet de toucher un maximum de personnes, de générer de l'intérêt et de favoriser les inscriptions. Un calendrier de communication doit être établi, prévoyant les différentes actions à mener (publications sur les réseaux sociaux, envoi d'e-mails, diffusion du communiqué de presse, etc.) et leur répartition dans le temps. Une communication régulière et cohérente contribuera grandement au succès de l'événement.

L'essentiel à retenir sur l'organisation d'un événement professionnel

Organiser un événement professionnel demande une préparation rigoureuse mais ouvre de belles perspectives. Au-delà de la logistique, c'est une occasion unique de renforcer sa visibilité, d'accroître son réseau et de créer des moments mémorables pour les participants. Une communication efficace avant, pendant et après l'événement permettra d'en maximiser les retombées positives pour l'entreprise.