Localisation: la première étape vers la réussite d’un événement
L'organisation d'un événement est l'art de faire la médiation entre une idée et la possibilité pratique de la réaliser . Il s'agit de faire en sorte que l'image que nous avons en tête se transforme en projet et devienne ensuite réalité, créant cette convergence magique de personnes et d'atmosphères qui caractérise un événement réussi. Le chemin qui mène de cette première idée à sa réalisation complète est long et articulé et à chaque carrefour il faut évaluer soigneusement le chemin à emprunter, sans être enchanté par les nombreuses sirènes qui tenteront invariablement de nous conduire dans la mauvaise direction.
Le premier dilemme auquel est confronté l'organisateur potentiel de l'événement est le choix du lieu . Cette décision fondamentale unique déterminera toutes les prochaines étapes de l'organisation et peut faire la différence entre le succès et la catastrophe . S'il est vrai que choisir le bon endroit ne suffit pas pour garantir le bon fonctionnement d'un événement, il est également vrai que la meilleure organisation au monde ne pourra pas garantir un bon résultat si le lieu est désespérément faux .
Le bon endroit au bon moment.
Le premier facteur à considérer est l' emplacement . Pour décider où organiser un événement, vous devez d'abord connaître votre public . Ciblons-nous les actionnaires d'une entreprise ou les étudiants universitaires de la ville? Est-il raisonnable de penser que notre public se déplace en voiture ou devons-nous prendre en compte les connexions entre notre emplacement et les principaux transports publics? Si nous choisissons un endroit splendide dans un endroit éloigné, devrons-nous alors inclure un service de bus / navette dans le budget pour permettre aux participants d'atteindre le lieu de l'événement? Et si l'emplacement n'inclut pas son propre service de restauration, comment organiserons-nous les fournitures pour les rafraîchissements?
Nous n'avons même pas encore confirmé le premier choix, mais une série d'options nous attendent déjà et risquent de peser lourdement sur notre budget .
En général, tout lieu situé en dehors des centres-villes entraîne une augmentation des coûts et est probablement plus adapté à un événement de grande envergure avec un budget substantiel. En revanche, un ancien entrepôt industriel reconverti à deux pas de la station de métro conviendra beaucoup plus pour une exposition de jeunes artistes indépendants qu'une villa du XVIe siècle perdue dans les collines.
Questions de taille
Le deuxième élément à prendre en considération est sans aucun doute la taille. Si vous prévoyez un événement avec entrée payante, le mot clé est: «pessimisme». Non, il ne faut pas s'enfermer chez soi et contempler l'inutilité de l'existence, mais il faut appliquer une opération arithmétique simple: la division par deux. Si nous prévoyons de facturer un billet d'entrée pour notre événement, notre budget doit probablement être équilibré par rapport à une prévision de revenus . Cette prévision de revenus doit toujours être divisée en deux. Attendons-nous une audience de 1 000 personnes? Nous calculons les dépenses de manière à les couvrir de 500 entrées puis nous choisissons un endroit qui a le potentiel d'accueillir 1000 invités, mais qui peut sembler complet même à moitié. La magie? Non, des meubles.De nombreux endroits offrent la possibilité d'aménagements variables , avec l'ajout ou la suppression de panneaux, de murs mobiles, de tables, de sièges et d'éléments de séparation. Une bonne stratégie, si nous ne sommes pas sûrs de pouvoir prédire correctement l'afflux, consiste à aménager la pièce au minimum de sa capacité puis à éliminer certains éléments (par exemple des canapés et des tables) au cas où un espace plus grand serait nécessaire.
Cool vs pas cool
Ce que vous emportez avec vous à la fin d'un événement, c'est d'abord l'ambiance . Le souvenir des sensations vécues restera dans votre mémoire plus longtemps que celui du menu et même le thème de la soirée elle-même. L'emplacement est un allié précieux dans la création de l'atmosphère, mais pour tirer le meilleur parti de son potentiel, il faut avoir une connaissance approfondie du territoire . La beauté et l'aspect pratique de la structure sont importants, mais la façon dont la structure est perçue est encore plus importante. Chaque lieu a sa propre histoire, ancrée dans la région ou la communauté de référence, colorée par des succès passés, des événements plus ou moins heureux, un passé plus ou moins illustre que probablement le public local connaît et évalue. Lors du choix du lieu de votre événement, il est essentiel d'appliquer ces mêmes connaissances ou de compter sur quelqu'un qui peut le garantir. Que nos mots d'ordre soient «luxe, glamour et élégance» ou «avant-garde, minimalisme et contre-culture», il est essentiel que le lieu qui accueillera notre événement soit en phase avec l'esprit de l'initiative.
Si nous sommes arrivés jusque-là, cela signifie que nous avons réussi à éviter les écueils du premier choix et à emprunter la bonne voie. Il ne reste plus qu'à organiser notre événement.
L’organisation d’un événement ou d’une soirée d’entreprise nécessite une étude et une planification préalable, c’est ainsi que vous devez confier cette tâche à une agence spécialisée dans le domaine de l’organisation et team building. Nous vous proposons un grand nombre de conseils et des étapes à suivre adaptés à tous type d’événement pour optimiser l’organisation de votre soirée.
Un tout autre aspect du métier est la gestion d’animateurs événementiels. Une entreprise qui organise un salon, une société qui veut promouvoir un produit ? Ces clients-là veulent des personnes de manière ponctuelle pour gérer l’animation de leurs événements. Votre rôle à vous est de recruter des animateurs qui vont correspondre à l’événement et dont la prestation sera synonyme de la qualité et du sérieux de votre entreprise.