Pour organiser un séminaire, que l'on soit une entreprise, une association ou juste un groupe de personnes, beaucoup de professionnels sont maintenant disponibles et peuvent proposer de nombreuses solutions pour des événements d'animation adaptés aux besoins du client ainsi qu'à leur budget. Les agences événementielles prolifèrent et communiquent souvent à travers leur site web sur les différents services qu'elles peuvent proposer. S'il s'agit d'une entreprise, pour choisir la bonne agence, il faut à l'avance se baser sur quelques critères.
Les besoins et objectifs de l'entreprise en termes d'animation
Il est important de savoir quels sont les objectifs que l'entreprise souhaite atteindre grâce à l'organisation du séminaire: cohésion d'équipe, transmission de vision ou valeur, culture d'entreprise... En fonction de cela, l'agence évènementielle comme par exemple l'agence Event Success peut proposer diverses techniques allant d'une animation ludique comme un team building ou un évènement plus conventionnel comme des ateliers de travail ou de brainstorming sur un ou plusieurs sujets. Généralement, les moments de détente et les activités hors du cadre de l'environnement de travail habituel sont ceux qui motivent plus les employés.
Les participants au séminaire
L'entreprise doit définir à l'avance qui doivent participer au séminaire et dans quel cadre cela va-t-il se passer. En effet, s'il s'agit de tous les employés d'une grande entreprise, il faut tenir compte que l'activité de l'entreprise devra s'arrêter pendant la période du séminaire. Ceci peut engendrer un manque à gagner pour l'entreprise si c'est en jour ouvrable. Parfois, certaines entreprises laissent le soin à chaque direction de choisir un spécialiste de l’animation qui va organiser l'évènement pour leur direction respective. C'est parfois plus facile en effet de décentraliser, toutefois, la cohésion se fera surtout au niveau de la direction mais pas dans toute l'entreprise.
Le budget à consacrer au séminaire
L'entreprise devra préparer à l'avance un budget assez conséquent pour organiser des animations team building. En effet, outre les hébergements (si plus de un jour) et restauration pour tous les employés, les agences facturent leur prestation sur la base des différentes activités que l'entreprise aura choisies de faire pour ses employés. Pour les entreprises qui préfèrent décentraliser l'organisation par direction, elles fixent à l'avance un même budget pour chaque direction et à charge de chacune d'elle de s'occuper de trouver l'agence adaptée. Certaines entreprises, pour optimiser le budget, préfèrent s'occuper elles-mêmes d'organiser les séminaires à travers la direction des ressources humaines sans passer par des agences professionnelles du métier.
